Így szanáld a számlákat okosan!

1. Elévülésig kell megőrizni

Az adózási törvény alapján a bizonylatokat az adómegállapításhoz való jog elévüléséig kell megőrizni. Az elévülés alapesetben a bevallás beadási- vagy az adó fizetési határideje évének utolsó napjától számított 5. év utolsó napja - írja a Fanny magazin.

2. Megváltozhat a határidő

Az elévülési időszak és a megőrzési időszak bizonyos esetekben meghosszabbodhat. Az adózó javára mutatkozó önellenőrzés például meg is szakítja az elévülést. Az üzleti évről készített beszámolót, üzleti jelentést és ezeket alátámasztó dokumentumokat 8 évig szükséges megőrizni a számviteli törvény alapján.

3. Számolni kell év végéig

Bizonylatnak számít a banki átutalás, a számla, a csekk, a beszedési megbízás, a visszaigazolások, sőt a fuvarlevél is. Bizonylatok esetében úgy kell számolni az 5 év megőrzési időt, hogy az adott év utolsó napját vesszük figyelembe. Tehát egy áprilisi számlát öt évvel később áprilisban sem dobhatunk ki, csak december 31-én.

4. Ezen is múlhat a nyugdíj

A munkaügyi iratokat, a szerződéseket, fizetési kimutatásokat, illetve minden bérrel kapcsolatos igazolást évtizedekig meg kell őrizni. Egész pontosan a nyugdíjkorhatár elérése és a nyugdíjbalépés után még öt évig visszakereshetően gyűjtenünk kell.

5. Mentsük le, ha digitális

Az úgynevezett M30-as lapot – ami egy munkáltató által kiadott igazolás az adóbevallásunkhoz – szintén 5 évig kell megőrizni. Idén január 31-ig minden érintett magánszemélynek meg kell kapnia a munkáltatójától és a járulékigazolásokat a személyi jövedelemadó levonását érintő jövedelemről. Ha digitális formában kapjuk meg, érdemes lementeni például egy pendrive-ra, és azon gyűjteni minden évben.

6. A szerződéseket tartsuk meg

Hivatalos iratnak minősülnek, ezért minden esetben meg kell tartani az ingóságok, akár használt áruk, autók adásvételi szerződéseit. Amennyiben eladunk egy ingatlant, őrizzük meg az adásvételi szerződést, valamint az értékesítéssel kapcsolatos költségek igazolásait. Ha pedig ingatlant adunk bérbe, figyeljünk a számlák, bevételi bizonylatok, nyilvántartások rendezett összegyűjtésére.

7. Gondoljunk a hitelekre is

A hitelszerződéseket, biztosítási kötvényeket a lejárati dátumig mindenképpen őrizzük meg, de még utána fél-egy évig is érdemes megtartani, hogyha pár hónapos csúszással derül ki valami ügyintézési hiba, mi tudjuk igazolni, hogy befizettük a kötelezettségeinket.

8. Attól is függ, hogy magán vagy céges

A vásárláskor kapott blokkokat, nyugtákat a garanciális vagy jótállási idő lejártáig érdemes megőrizni, de például, ha az adóbevallás részét képezi, akkor itt is az öt év érvényes. Ugyanakkor, ha úgy vásároltunk, hogy a cégünk adóbevallásában szerepel, akkor viszont nyolc évig kell megőrizni.

9. Jogtalan követelések ellen

A befizetett csekkeket is két évig tanácsos megőrizni, ugyanis könnyen előfordulhat, hogy egy szolgáltató csak hosszú idő után próbálja rajtunk behajtani a valósnak vélt tartozást. A befizetést igazoló csekkel azonban könnyen megoldható a helyzet. Ez természetesen igaz az elektronikusan befizetett csekkekre is.

10. Ne ezen múljon!

A közüzemi számlákat alapesetben egy évig érdemes megőrizni, de vannak olyan csekkek vagy fizetési igazolások, melyeket érdemes akár két évig is megtartani. Ilyenek a parkolási csekkek, a tömegközlekedési eszközön kapott büntetések befizetését igazoló szelvények, vagy éppen a közúti bírságok kiegyenlítését igazoló dokumentumok.

11. Egész életünkben kellhet

Jogszabály nem írja elő, de a saját érdekünkben tartsunk meg minden iskolai végzettséget igazoló dokumentumot, bizonyítványokat, okleveleket, diplomát. Ugyanez igaz az anyakönyvi kivonatra, amelyet a mai napig papíralapon kapunk meg, és így is kell megőrizni, erre egész életünkbe szükség van különböző ügyintézésekhez.

12. Kérjük el az orvostól

Az orvosi dokumentumokat érdemes megőrizni, de a terhességet, illetve a tartós fogyatékosságot igazoló egészségügyi dokumentumokat meg is kell őrizni, ezeknek nincs elévülési ideje.

13. A tárolás sem mindegy 

A számlák, csekkek, bizonylatok elektronikus formában is megőrizhetőek, de biztosítani kell a hitelességet és az olvashatóságot. A papíralapú dokumentumokra is ez érvényes, ezért érdemes rendszerezve, lefűzve, dossziékba tárolni száraz helyen, egy nedves pincében ugyanis tönkremehetnek.

14. Dolgozzon a gép! 

A megőrzési idő lejárta után a hivatalos iratokat nem szabad kidobni, hiszen érzékeny adatok szerepelnek rajta. A dokumentumokat szabályosan meg kell semmisíteni, aminek legegyszerűbb módja egy iratmegsemmisítő készülék használata. Vannak erre szakosodott vállalkozások is, amennyiben nincs ilyen eszközünk és nagyon sok papírról van szó, érdemes hozzájuk fordulni.